Эссе: Корпоративные документы по службе документационного обеспечения управления. ясквозная номенклатура дел универа

Затем исполнителю отдает оригинал (если это сулжебное письмо), копию подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. К сожалению, в инструкции по документационному обеспечению ООО 'РДВ-медиа' этот пункт не прописан.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор или заместитель Генерального директора, обладающий правом подписи документов.

Следует отметить что основной поток документов в ООО 'РДВ-медиа' рассматривает и подписывает заместитель Генерального директора по общим вопросам на основании доверенности.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись 'В дело' с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется, что нарушает правила контроля исполнения документов.

Ежедневно сотрудники Секретариата учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления. Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Как правило, предварительно составляется номенклатура дел структурного подразделения, лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, затем создается сводная номенклатура дел организации.

Так как документооборот компании сравнительно небольшой и у ответственных за ведение делопроизводства в отделах сотрудников имеется достаточный объем работы по профилю их подразделения, а также, как правило, сотрудники мало знакомы с правилами ведения делопроизводства, что является существенным минусом в организации документооборота компании. Дела компании хранятся в секретариате, а составлением номенклатуры дел занимается секретарь Генерального директора.

Рассмотрев номенклатуру дел организации ООО 'РДВ-медиа', Приложение № 3, сразу возникает ряд пожеланий по ее усовершенствованию:

Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска, предназначена для обеспечения правильного формирования и учета дел в Издательстве.

Номенклатура дел Издательства утверждается Генеральным директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении номенклатуры дел ООО 'РДВ-медиа' необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие:

• место составления;

• на какой год составляется номенклатура дел;

• названия разделов;

• гриф утверждения;

• гриф подписания.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения.

Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом.

В графе 1 проставляют индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел.

В графу 2 номенклатуры дел включают заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ('разные материалы', 'Общая переписка').

Порядок расположения дел внутри номенклатуры дел определяется степенью их важности. В начале располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения).

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Издательства получают выписки соответствующих ее разделов.

Примерная форма номенклатуры дел, разработанная автором работы для ООО 'РДВ-медиа' представлена в Приложении №4.