Эссе: Фактор времени в технологии менеджмента

В современном постиндустриальном обществе значение фактора времени на главный ресурс - информацию - невозможно переоценить. Одно из важных свойств информации - своевременность. Если же теряется это свойство, то ресурс становится неактуальным, а его использование может привести к негативным последствиям на производстве.

Время, используемое неэффективно, - это украденный ресурс организации у самой себя. Использовать время на 100% невозможно, так как даже полное распределение рабочего дня не даст высокую эффективность - незапланированные события могут нарушить весь распорядок, и тем самым вы потеряете еще больше, так как не сможете качественно выполнить ни запланированную работу, ни ту, которая возникла внезапно. Погрузиться в незапланированное дело достаточно сложно, так как, во-первых, будете постоянно переживать за неудавшийся день, а во-вторых, дополнительное время уйдет на обдумывание, как решить незапланированное время.

Л. Зайверт, ведущий эксперт по тайм-менеджменту, выделял 30 'поглотителей', или 'ловушек' времени, с которыми сталкиваются все работники в течение дня:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, 'заваленный' письменный стол.

7. Чрезмерное чтение.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать 'нет'.

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром 'откладывания'.

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Существует поговорка, что 'Время - деньги'. В современном обществе время важнее капитала, потому что оно обладает свойствами, которое не присуще ни одному из факторов:

• время необратимо, его нельзя забрать или изъять из выполненного дела;

• время нельзя умножить, как можно умножить капитал и ресурсы. Вы не можете сделать вложение в банк, чтобы время 'вернулось к вам с процентами';

• время нельзя накопить - если вы не используете время, вы не можете поставить его на 'паузу', а потом использовать его, когда вы не успеваете;

• время нельзя передать, потому что вы не можете оставить его в завещании, подарить кому-нибудь, так как вы им не обладаете - вы не знаете, сколько времени у вас есть, и не можете его 'укоротить', передав другому;

• время проходит безвозвратно, вы не можете его повернуть вспять, прокрутить, как пленку киноленты и вернуться в желаемый момент времени. Учитесь делать все своевременно.

Фактор времени - самый дорогостоящий для современного человека. Поэтому люди, которые осознают это, используют свое время для наиболее важных целей и задач, не растрачивая его впустую. Каждый из людей наделён этим ресурсом, однако результаты его использования координально могут различаться. Поэтому всех успешных руководителей объединяет одно качество: системное использование времени для освобождения его на истинные управленческие функции, не забывая о творческом досуге.